Todo time de privacidade se preocupa com eficiência e sabe como tarefas manuais e repetitivas consomem recursos e deixam pouco espaço para o trabalho estratégico. Mas, se você realmente quer avaliar o quão maduro é um programa de privacidade em termos operacionais, observe como ele lida com as Solicitações de Titulares de Dados (DSRs).
Ainda depende de processos manuais? Precisa coordenar tudo manualmente entre departamentos? Usa uma ferramenta antiga que prometia automação mas ainda te deixa correndo atrás de dados? Você não está sozinho.
Por que a automação de Solicitações de Titulares de Dados (DSRs) deixou de ser opcional
Gerenciar Solicitações de Titulares de Dados (DSRs) não deveria parecer apagar incêndio, mas essa é a realidade diária de muitos profissionais de privacidade.
As frustrações se repetem:
- Trabalho manual sem fim e sem alívio real
- Ferramentas antigas que prometeram automação, mas não entregaram
- Pressão para cumprir prazos regulatórios rigorosos sem cometer erros
- Necessidade de oferecer comunicação rápida, transparente e confiável aos clientes
- Gestão de DSRs em vários idiomas e jurisdições enquanto o negócio cresce
As DSRs deveriam ser um dos primeiros fluxos a serem revisados, otimizados e automatizados. Afinal, são pontos de contato diretos com os titulares de dados e, portanto, áreas públicas onde o risco fica mais exposto. Essas solicitações não são apenas uma obrigação legal, mas também uma oportunidade de demonstrar transparência e construir confiança.
Com leis como GDPR, CCPA e LGPD cada vez mais complexas e aplicadas com maior rigor, o tratamento manual de DSRs está se tornando insustentável. E além de melhorar a agilidade operacional, a automação eficaz pode fortalecer o relacionamento com os clientes, permitindo uma gestão mais rápida, respeitosa e consistente dos direitos dos usuários em diferentes regiões.
No entanto, a realidade do dia a dia de muitos times de privacidade ainda está longe desse ideal. As solicitações mais complexas acabam sendo priorizadas, enquanto o restante do tempo é gasto cutucando colegas, acionando departamentos, mandando lembretes e correndo atrás de confirmações de que os dados foram excluídos ou devolvidos.
Esse vai e vem manual não é só ineficiente, é arriscado. Sem fluxos claros e responsabilidades definidas, prazos são perdidos, a responsabilização fica nebulosa e a conformidade se torna frágil.
Por que a maioria das soluções de privacidade ainda falha em automatizar as Solicitações de Titulares de Dados (DSRs)
Sejamos francos: a maioria das plataformas de gestão de privacidade promete automação de DSRs, mas quando chega a hora da execução, principalmente em ambientes complexos e reais, essas promessas quase nunca se sustentam.
Já ouvimos isso inúmeras vezes de profissionais de privacidade:
“Continuamos encaminhando solicitações manualmente.”
“O sistema não suporta nossas regiões ou idiomas.”
“Não conseguimos rastrear responsabilidades, e tudo fica em planilhas.”
Na verdade, mais de 70% dos clientes da TrustWorks chegaram até nós depois de enfrentar dificuldades com plataformas em que a automação de Solicitações de Titulares de Dados (DSRs) simplesmente não era viável. As solicitações precisavam ser acompanhadas manualmente, os lembretes eram feitos por planilhas e e-mails, e o risco de não conformidade aumentava a cada prazo perdido.
O desafio é ainda maior em ambientes multilíngues e distribuídos em várias localizações. As equipes nos relataram:
- O volume de DSRs estava crescendo rapidamente
- O negócio operava em vários países, idiomas e arcabouços legais
- Terceirizar o processo não era opção, pois significaria perder o controle
- Construir uma solução própria sairia caro demais e consumiria tempo demais
Essas organizações precisavam de mais do que listas de funcionalidades. Precisavam de uma plataforma que realmente operacionalizasse os fluxos de DSRs entre idiomas, jurisdições, equipes e sistemas. Sem atrito. É aqui que entra a TrustWorks.
Como a TrustWorks resolve a lacuna da automação de DSRs
A TrustWorks foi criada especificamente para ajudar equipes de privacidade a sair da coordenação manual e alcançar automação estruturada e escalável. Nossa plataforma enfrenta de frente os desafios de equipes em crescimento que atuam em ambientes complexos, onde o custo da ineficiência não é apenas interno, mas também reputacional e regulatório.
É assim que funciona a automação eficiente de DSRs:
Construtor de fluxos no-code
Nosso editor drag-and-drop permite que equipes de privacidade configurem e automatizem processos de DSR de ponta a ponta, sem depender de engenharia. Ele possibilita roteamento, aprovações e integrações entre equipes e sistemas, adaptados à complexidade dos fluxos globais de privacidade.
Canais de entrada multicanal
A TrustWorks centraliza DSRs recebidas por e-mail, Zendesk, formulários web e outros canais em uma única visão unificada. Nenhuma solicitação se perde, independentemente da origem.
Enriquecimento do titular de dados
As solicitações são automaticamente enriquecidas com identificadores disponíveis. Por exemplo, se uma solicitação chega por e-mail, a TrustWorks pode recuperar o ID interno desse cliente e usá-lo para iniciar exclusões ou outras ações nos sistemas integrados.
Checagens e notificações pré-execução
Verificação de identidade, detecção de duplicados e notificações em tempo real nativas reduzem riscos operacionais e mantêm todas as partes informadas durante o processo.
Agendamento de retenção de dados
As equipes podem configurar regras de retenção padrão e personalizadas, garantindo exclusão de dados em conformidade com políticas internas e exigências legais locais.
Privacy Center
Nosso Privacy Center personalizável oferece uma experiência de marca e multilíngue aos titulares. Eles podem enviar e acompanhar solicitações no idioma de preferência, criando transparência e confiança, ao mesmo tempo em que assegura conformidade com GDPR, LGPD, CCPA e outras legislações.
Painel de rastreamento e conformidade
De responsabilidades individuais a trilhas de auditoria, as equipes têm visibilidade total das operações de DSRs em um painel em tempo real. Isso garante accountability e simplifica relatórios internos e auditorias regulatórias.
💡 Veja na prática
Assista ao vídeo abaixo para descobrir como a TrustWorks automatiza fluxos de DSRs de forma eficiente, precisa e em escala.
Considerações finais
As Solicitações de Titulares de Dados (DSRs) não são apenas uma obrigação de conformidade. Elas são um teste diário da eficiência da sua equipe, da eficácia das suas ferramentas e do compromisso da sua empresa com a transparência de dados.
Em ambientes de rápido crescimento e presença global, depender de planilhas ou de tecnologias ultrapassadas simplesmente não funciona mais. Profissionais de privacidade merecem ferramentas que realmente reduzam a carga manual, em vez de aumentá-la.
Com automação de verdade, você não apenas cumpre os requisitos regulatórios. Você ganha tempo, fortalece a confiança dos clientes e cria operações de privacidade que crescem junto com o seu negócio.
Pádraig O´Leary, PhD
