Todos los equipos de privacidad se preocupan por la eficiencia y saben que las tareas manuales y repetitivas agotan los recursos y dejan poco tiempo para el trabajo estratégico. Pero si realmente quieres evaluar el grado de madurez operativa de un programa de privacidad, consulta cómo se están gestionando los derechos de los interesados (DSRs).
¿Sigues apostando por los enfoques manuales? ¿Coordinando manualmente entre departamentos? ¿Utilizas una herramienta antigua que prometía la automatización pero que, aun así, te obliga a recabar información?
Por qué la automatización de derechos de los interesados ya no es opcional
La gestión de los DSR no debería ser reactiva y consistir en apagar los fuegos que vayan surgiendo, pero esa es la realidad diaria de muchos profesionales de la privacidad.
Escuchamos constantemente las mismas frustraciones:
- Trabajo manual sin ningún tipo de atajo
- Herramientas heredadas que prometían automatización pero que no la proporciona realmente
- Presión para cumplir los estrictos plazos reglamentarios sin errores
- La necesidad de ofrecer a los clientes una comunicación rápida, transparente y basada en la confianza.
- Gestión de los DSR en varios idiomas y jurisdicciones a medida que el negocio crece
Los DSR deben ser uno de los primeros flujos de trabajo que revisar, optimizar y automatizar. Las áreas públicas de una marca son aquellas en las que el riesgo es más visible y los DSR implican una interacción directa con los interesados. Estas solicitudes no son solo una obligación legal, sino también una oportunidad para demostrar transparencia y generar confianza.
Con leyes como el RGPD, la CCPA y la LGPD aumentando en complejidad y cumplimiento, el manejo manual de los DSR se está volviendo insostenible. Además de mejorar la agilidad operativa, la automatización eficaz de las solicitudes puede fortalecer las relaciones con los clientes al permitir una forma más rápida, respetuosa y coherente de gestionar los derechos de los usuarios en todas las regiones.
Sin embargo, la realidad cotidiana de muchos equipos de privacidad aún dista mucho de este ideal. Se da prioridad a las solicitudes complejas, y el resto del día lo dedican a perseguir la información pertinente con los compañeros: haciendo ping a los departamentos, enviando mensajes de seguimiento y buscando confirmaciones de que los datos se han eliminado o proporcionado.
Este proceso de de idas y venidas manuales no solo es ineficiente, sino también arriesgado. Sin flujos de trabajo claros y sin una propiedad definida, no se cumplen los plazos, la rendición de cuentas no está clara y el cumplimiento se vuelve frágil.
Por qué la mayoría de las soluciones de privacidad aún no automatizan los DSR
Seamos honestos: la mayoría de las plataformas de gestión de la privacidad prometen la automatización de DSR, pero cuando se trata de la ejecución, especialmente en entornos complejos del mundo real, esas promesas rara vez se cumplen.
Lo hemos escuchado una y otra vez de profesionales de la privacidad:
«Seguimos encauzando las solicitudes de forma manual».
«El sistema no es compatible con nuestras regiones o idiomas».
«No podemos rastrear la propiedad y todo se encuentra en hojas de cálculo».
De hecho, más del 70% de los clientes de TrustWorks acudieron a nosotros después de tener problemas con plataformas en las que la automatización de DSR simplemente no era factible. Las solicitudes tenían que rastrearse manualmente, el seguimiento se gestionaba mediante hojas de cálculo y correos electrónicos, y el riesgo de cumplimiento aumentaba con cada fecha límite incumplida.
Los desafíos son aún mayores en entornos multilingües y con múltiples ubicaciones y legislaciones:
- El volumen de DSR crece rápidamente
- Operan en varios países, idiomas y marcos legales
- Externalizar el proceso no era una opción; se perdería el control
- La creación interna de una solución personalizada sería demasiado costoso y llevaría mucho tiempo
Estas organizaciones necesitaban algo más que listas de verificación de funciones. Necesitaban una plataforma que realmente operacionalice los flujos de trabajo de DSR en todos los idiomas, jurisdicciones, equipos y sistemas. Sin añadir fricción.
Cómo TrustWorks resuelve la brecha de automatización de DSR
TrustWorks se creó específicamente para ayudar a los equipos de privacidad a pasar de la coordinación manual a la automatización estructurada y escalable. Nuestra plataforma aborda directamente los desafíos de los equipos en crecimiento que operan en entornos complejos donde el costo de la ineficiencia no es solo interno, sino también reputacional y regulatorio.
Así de eficiente Automatización DSR funciona:
Flujos de trabajo sin código
Nuestro generador de arrastrar y soltar permite a los equipos de privacidad configurar y automatizar los procesos de DSR de forma integral, sin soporte de ingeniería. Permite el enrutamiento, la aprobación y la integración entre equipos y sistemas, adaptándose a la complejidad de los flujos de trabajo de privacidad globales.
Entrada multicanal
TrustWorks consolida los DSR del correo electrónico, Zendesk, los formularios web y más en una vista única y centralizada. No se pierde ninguna solicitud, venga de donde venga.
Enriquecimiento del sujeto de datos
Las solicitudes se enriquecen automáticamente con los identificadores disponibles. Por ejemplo, si se recibe una solicitud por correo electrónico, TrustWorks puede recuperar el identificador de cliente interno del sujeto y usarlo para iniciar el borrado u otras acciones en los sistemas integrados.
Comprobaciones y notificaciones previas a la ejecución
La verificación de identidad integrada, la detección de duplicados y las notificaciones en tiempo real reducen el riesgo operativo y mantienen informadas a todas las partes interesadas durante todo el proceso.
Programación de retención de datos
Los equipos pueden configurar reglas de retención estándar y personalizadas para garantizar que los datos se eliminen de conformidad con las políticas internas y los requisitos jurisdiccionales.
Centro de privacidad
Nuestro Centro de privacidad personalizable ofrece una experiencia multilingüe de marca para los interesados. Las personas pueden enviar y realizar un seguimiento de las solicitudes en su idioma preferido, lo que genera transparencia y confianza, al tiempo que garantiza el cumplimiento del RGPD, la LGPD, la CCPA y más.
Panel de seguimiento y cumplimiento
Desde la propiedad de las tareas hasta los registros de auditoría, los equipos de privacidad tienen una visibilidad total de las operaciones de DSR a través de un panel de control en tiempo real. Esto garantiza la responsabilidad y simplifica los informes internos y las auditorías reglamentarias.
💡 'DSR Automation' en acción
Mira el siguiente vídeo para descubrir cómo TrustWorks automatiza los flujos de trabajo de DSR de forma eficiente, precisa y a escala.
Reflexiones finales
Los DSR no son solo una obligación de cumplimiento, son una prueba diaria de la eficiencia de un equipo de privacidad, la eficacia de sus herramientas y el compromiso de una organización con la transparencia de los datos.
En entornos de rápido crecimiento y distribuidos a nivel mundial, confiar en hojas de cálculo o en tecnología anticuada ya no es suficiente. Los profesionales de la privacidad merecen herramientas que realmente reduzcan la carga manual, no que la aumenten.
Con una verdadera automatización, no solo se cumplen los requisitos reglamentarios., si no que se ahorra tiempo y se fomenta la confianza de los clientes.
Pádraig O´Leary, PhD
