Al crear y mantener un inventario de datos y el Registro de Actividades de Tratamiento (RAT), la precisión es esencial en cualquier programa de privacidad, pero hacerlo manualmente consume muchos recursos y es insostenible a medida que una compañía crece.
Muchos equipos de privacidad están atrapados buscando hojas de cálculo, encuestando a equipos internos e intentando rastrear herramientas de terceros sin visibilidad en tiempo real. Si esto te suena familiar, no estás solo y hay una forma mejor.
En esta publicación, explicamos cómo automatizar su mapa de datos con la tecnología de privacidad adecuada, no solo ahorra tiempo, sino que también mantiene tu RAT completo y listo para ser auditado a través de una automatización del mapeo de datos en tiempo real.
En este vídeo verás cómo funciona la herramienta de mapeo de datos de TrustWorks y cómo reemplaza las horas de esfuerzo manual por una automatización inteligente y escalable.
El mapeo manual de datos ralentiza al equipo
Mantener manualmente un inventario de datos es difícil, especialmente porque los departamentos adoptan nuevas herramientas sin una supervisión central. La TI clandestina (shadow IT), la incorporación descentralizada de proveedores y la falta de integraciones de sistemas contribuyen a la fragmentación de la visibilidad.
Los equipos de privacidad se ven obligados a confiar en encuestas o evaluaciones manuales que rápidamente se vuelven obsoletas. Esto se traduce en RAT incompletos, brechas de cumplimiento y una carga operativa cada vez mayor.
La realidad es que una hoja de cálculo o lista de verificación estática no puede seguir el ritmo de una organización dinámica. Esa es la razón por la que la automatización de mapeo de datos en tiempo real se está convirtiendo en algo esencial para los programas de privacidad modernos.
¿Qué hace una buena herramienta de mapa de datos?
Un mapeo de datos efectivo debería hacer más que solo registrar las solicitudes o los proveedores. Debería ayudar a descubrir, categorizar y evaluar los activos de datos automáticamente, enriqueciéndolos con el contexto necesario para cumplir con la normativa en privacidad.
En TrustWorks, nos centramos en tres pilares:
1. Descubrimiento de datos automatizado
TrustWorks se conecta a los sistemas existentes en tu organización, incluidos:
- Google Workspace y Microsoft, para detectar dónde inician sesión los empleados
- Proveedores de identidad como Okta y OneLogin, para confirmar las herramientas autorizadas
- ITSM y plataformas de compras como ServiceNow, ZIP, Vendr y Tori
Esto le permite crear rápidamente un inventario preciso de todas las herramientas internas y de terceros en uso, incluido el software no autorizado o no administrado.
2. Enriquecimiento del inventario de datos
Cada activo o proveedor de su mapa de datos se enriquece automáticamente con información detallada, como:
- Categorías de datos personales y personas afectadas
- Documentos clave como contratos y evaluaciones
- Riesgos asociados con el procesamiento de datos
- Subprocesadores e indicadores de adopción de IA
Esto proporciona un inventario de datos en tiempo real y de calidad sin tener que buscar información manualmente.
3. Información sobre la automatización y el cumplimiento de RAT
TrustWorks ayuda a mantener un RAT alineado con las leyes de privacidad al:
- Importar registros existentes desde hojas de cálculo o herramientas de privacidad antiguas
- Sugerir actividades de procesamiento faltantes o desactualizadas
- Recomendar bases legales y períodos de retención
- Identificar la necesidad de documentos de transferencia de datos transfronterizos o DPIA
- Generar automáticamente listas de procesadores y subprocesadores
Mantiene el control total y, al mismo tiempo, reduce el esfuerzo manual necesario para cumplir con las normas.
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Reflexiones finales
El paso del trabajo manual a la automatización de la privacidad ya no es opcional para las organizaciones en crecimiento. Una herramienta de mapea de datos en tiempo real brinda a los equipos de privacidad la visibilidad, la precisión y el control que necesitan para cumplir con las obligaciones reglamentarias y, al mismo tiempo, reducir la carga operativa.
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