Manter seu inventário de dados e os Registros das Atividades de Tratamento (RoPA) atualizados é essencial para qualquer programa de privacidade. No entanto, fazer isso manualmente exige muitos recursos e se torna insustentável à medida que a empresa cresce.
Muitas equipes de privacidade ficam presas em planilhas, questionários internos e no rastreamento de ferramentas de terceiros, sem visibilidade em tempo real. Se isso soa familiar, você não está sozinho — e existe uma forma melhor de fazer.
Neste post, explicamos como automatizar seu mapeamento de dados com a tecnologia de privacidade certa não só economiza tempo, como também mantém seu RoPA completo e pronto para auditorias, graças à automação em tempo real.
Assista ao vídeo abaixo para ver como a ferramenta de mapeamento de dados da TrustWorks funciona na prática e substitui horas de trabalho manual por uma automação inteligente e escalável.
Por que o mapeamento de dados manual está te atrasando
Manter um inventário de dados manualmente é uma tarefa difícil, especialmente quando os departamentos adotam novas ferramentas sem uma supervisão central. Práticas como Shadow IT, processos descentralizados de contratação de fornecedores e a falta de integrações entre sistemas contribuem para uma visibilidade fragmentada.
As equipes de privacidade acabam dependendo de questionários ou avaliações manuais que rapidamente ficam desatualizados. Isso leva a RoPAs incompletos, falhas de conformidade e uma carga operacional cada vez maior.
A verdade é que uma planilha estática ou uma checklist não conseguem acompanhar o ritmo de uma organização dinâmica. Por isso, a automação do mapeamento de dados em tempo real está se tornando essencial para programas de privacidade modernos.
O que uma boa ferramenta de mapeamento de dados deve fazer?
Uma ferramenta de mapeamento de dados eficaz vai além de apenas registrar aplicações ou fornecedores. Ela deve ajudar você a descobrir, categorizar e avaliar ativos de dados automaticamente, enriquecendo essas informações com o contexto necessário para garantir a conformidade com as leis de privacidade.
Na TrustWorks, focamos em três pilares da automação da privacidade:
1. Descoberta automatizada de dados
A TrustWorks se conecta aos sistemas que sua empresa já utiliza, incluindo:
- Google Workspace e Microsoft, para detectar onde os colaboradores fazem login
- Provedores de identidade como Okta e OneLogin, para confirmar quais ferramentas são autorizadas
- Plataformas de TI e compras como ServiceNow, ZIP, Vendr e Tori
Com isso, é possível construir rapidamente um inventário preciso de todas as ferramentas internas e de terceiros em uso, inclusive softwares não autorizados ou sem gestão adequada.
2. Enriquecimento do inventário de dados
Cada ativo ou fornecedor no seu mapa de dados é enriquecido automaticamente com informações detalhadas, como:
- Categorias de dados pessoais e indivíduos afetados
- Documentos importantes, como contratos e avaliações
- Riscos associados ao tratamento de dados
- Subprocessadores e indicadores de uso de IA
Assim, você tem um inventário de dados completo, de alta qualidade e em tempo real, sem precisar buscar essas informações manualmente.
3. Automação do RoPA e insights de conformidade
A TrustWorks ajuda a manter seu RoPA alinhado às leis de privacidade por meio de:
- Importação de registros existentes de planilhas ou ferramentas antigas
- Sugestões de atividades de tratamento ausentes ou desatualizadas
- Recomendação de bases legais e prazos de retenção
- Identificação da necessidade de DPIAs ou documentação para transferências internacionais
- Geração automática de listas de operadores e sub-processadores
Você mantém o controle total, reduzindo o esforço manual necessário para se manter em conformidade.
Receba uma avaliação gratuita do seu mapeamento de dados
Quer saber se seu mapa de dados e RoPA estão completos? A TrustWorks oferece uma avaliação gratuita para identificar pontos de melhoria.
✅ Descubra quais ferramentas e fornecedores sua organização realmente usa
✅ Identifique lacunas entre seu inventário de ativos e seu RoPA
✅ Receba recomendações inteligentes com apoio de IA
✅ Sem compromisso e sem custo
Solicite sua avaliação gratuita aqui
Considerações finais
A transição do trabalho manual para a automação da privacidade já não é opcional em organizações em crescimento. Uma ferramenta robusta de mapeamento de dados em tempo real oferece à equipe de privacidade a visibilidade, precisão e controle necessários para atender às exigências regulatórias, reduzindo a carga operacional.
Assista ao vídeo acima ou agende uma demonstração 👇 para ver como a TrustWorks pode otimizar sua operação de privacidade — e muito além do mapeamento de dados.
